Rezervasyon yapılarak doldurulan ancak günü geldiğinde boş kalan masaları bilir misiniz? Bu masalar restoranınızı pek çok açıdan sekteye uğratabilir. No-show’lar servis planlarınızı alt üst eder, personeli boşta bırakır ve rezervasyonuna gelmeyen müşteriler için hazırladığınız yemeklerin israf olmasına neden olur.
Son dakika rezervasyonu yapan ya da rezervasyon gününde işlemi iptal eden müşterilerin sayısı arttıkça bu öngörülemeyen kayıplar, üstesinden gelmek için bir planınız yoksa fazlasıyla rahatsız edici olabilir. Şimdi bu no-show’larla başa çıkmanın altı basit yolunu birlikte keşfedelim.
E-posta ve SMS yoluyla zamanında onay mesajı ve hatırlatıcı göndermek, müşterilerinizi yaklaşan rezervasyonları hakkında bilgilendirmek için ideal bir yöntemdir. Bunun için:
Rezervasyon yapıldığı anda, tüm önemli bilgilerin (tarih, saat, kişi sayısı) yer aldığı bir rezervasyon onay mesajı gönderin.
Rezervasyondan 1-2 gün öncesi için hatırlatıcı planlayın.
Kolayca kullanılabilecek bir iptal seçeneği ekleyin.
Aynı gün rezervasyonları için rezervasyon öncesindeki 3-4 saat içinde son bir hatırlatıcı gönderin.
Müşteriler restoranınızda Quandoo üzerinden bir masa ayırttığında rezervasyonlarına ilişkin otomatik onay mesajı ve hatırlatıcılar alır. Bu sayede, işletmeniz zamandan tasarruf ederken müşteriler de restoranınıza gelmeden önce ihtiyacı olan tüm bilgilere kolayca erişebilir.
Müşterilere planları değiştiğinde size kolayca haber verebilmesi için rezervasyonu zahmetsizce iptal etme imkânı sunun. İptal etmek, rezervasyona gelmemekten daha kolay olduğunda daha fazla müşteri sizi bilgilendirmek için kısa bir zaman ayırabilir.
İptallerin %50’sinin rezervasyon gününde olduğunu göz önünde bulundurursak bu işlemi kolaylaştırmak büyük bir fark yaratacaktır. Müşterilerin telefon görüşmesi yapmasına veya birisiyle doğrudan iletişime geçmesine gerek kalmayacağı çevrimiçi iptal seçenekleri sunun.
İptal seçeneğinin, rezervasyon onay mesajlarında müşterilerin tıklayabileceği bir bağlantı veya düğme formatında görünür olduğundan emin olun.
İptal işlemini ne kadar kolaylaştırırsanız müşterileriniz de size o kadar erken haber verir. İşletmenize de olası etkileri hafifletmek ve rezervasyonsuz müşteriler veya çevrimiçi rezervasyon aracılığıyla söz konusu masayı doldurmak için daha fazla zaman kalır.
Rezervasyonlarınızı etkili şekilde yönetmek için bir rezervasyon sisteminden yararlanın. İyi tasarlanmış bir sistem; rezervasyon yapıldığı, değiştirildiği ya da iptal edildiği anda masa müsaitlik durumunuzu güncelleyerek gerçek zamanlı bir görünürlük sunar.
Gerçek zamanlı görünüm sayesinde, hiçbir zaman çifte rezervasyon sorunuyla karşılaşmaz veya boş masaları doldurma fırsatını kaçırmazsınız. Herhangi bir iptal işlemi gerçekleştirildiğinde sistem, söz konusu masayı anında müsait hâle getirir ve masa saniyeler içinde yeni rezervasyonlara açılır.
Ayrıca, otomasyon özelliği manuel hata ihtimalini azaltarak personelinizi rezervasyon lojistiğini yönetmekten ziyade mükemmel hizmet sunmaya odaklanmaya teşvik eder.
Quandoo for Restaurants, müsaitlik durumunuzu gerçek zamanlı olarak güncelleyen kullanıcı dostu rezervasyon sistemi ile masa devrini maksimuma çıkarmanıza ve iptal ile no-show etkilerini minimuma indirmenize yardımcı olur.
Rezervasyon oluşturma sırasında kredi kartı bilgisi isteme veya depozito tahsil etme gibi uygulamalar, sorumluluk duygusu yaratarak no-show’ları azaltmaya yardımcı olabilir. Müşteriler kart bilgilerinin sisteme kaydedildiğini düşündüğünde rezervasyona gelme ya da öylece gelmemektense rezervasyonu gerektiği şekilde iptal etme ihtimalleri artar.
Ancak diğer yandan, araştırmalarımıza göre müşterilerin rezervasyon yapma ihtimali iptal ücreti olmadığında %28 artıyor. Bu durum ise net bir meydan okumayı beraberinde getiriyor: Potansiyel müşterileri uzaklaştırmadan no-show’lar nasıl azaltılır?
Dengeli bir yaklaşım benimseyin. En yoğun saat dilimleri veya kalabalık gruplar için güvence eklerken daha sakin saatlerdeki rezervasyonlar için herhangi bir ücretlendirme yapmayın.
No-show ve iptal politikalarınızın, rezervasyonun daha ilk aşamasında açık ve net olduğundan emin olun. İptal süresi, no-show ücretleri, rezervasyona geç kalma politikası, grup rezervasyonu politikası vb. detaylar buna dâhildir.
Müşteriler rezervasyona geç kaldığında veya rezervasyona gelmediğinde uygulanacak işlemler konusunda açık olun. Örneğin, “Masalar, rezervasyon saatinden sonraki 15 dakika boyunca bekletilir; daha sonra diğer müşterilere açık hâle getirilir.” şeklinde bilgilendirme mesajları ekleyebilirsiniz.
Açık iletişim, müşterilerinizin beklentilerini yönetme bakımından son derece önemlidir. Müşteriler politikalarınızı rezervasyon öncesinde net bir şekilde anladığında planları değişse dahi rezervasyona gelme veya rezervasyonu gerektiği şekilde iptal etme ihtimalleri artar.
“Fazla rezervasyon” tartışmaya açık bir konudur ancak doğru uygulandığında işletmenizi no-show’lara karşı koruyabilir. Önemli olan, işi tahmine bırakmadan dikkatli hesaplamalar yapmaktır.
Geçmiş no-show verilerinizi analiz ederek eğilimleri belirleyebilir ve masa devrini maksimuma çıkarmak için fazla rezervasyon alabilirsiniz.
Örneğin verilerinize göre, perşembe akşamları no-show oranı %10-15 arasında gerçekleşiyorsa asıl kapasitenizden %10 daha fazla rezervasyon alabilirsiniz. Söz konusu yaklaşım, bazı müşterileriniz rezervasyonuna gelemese bile optimum kapasitenizi doldurmanıza yardımcı olur.
Bu strateji, diğer no-show azaltma yöntemleri ve tüm misafirler geldiğinde durumu yönetmeye ilişkin kapsamlı bir planla birlikte uygulandığında etkili olacaktır.
No-show’lar her zaman restoran işletmeciliğinin bir parçası olmaya devam edecek ancak siz bu durumun etkilerini kontrol altına alabilirsiniz.
Restoranınıza en uygun stratejileri seçin, müşterilerinizin ilgisini çeken durumları belirleyin ve zaman geçtikçe düzenlemeler yapın. En kısa zamanda söz konusu no-show’ları kesin rezervasyonlara dönüştürüp masalarınızı dolduracağınızdan emin olabilirsiniz.
Sıkça karşılaşılan diğer rezervasyon zorluklarıyla nasıl başa çıkacağınızı mı merak ediyorsunuz? Restoran Rezervasyonlarında En Sık Karşılaşılan 6 Sorun ve Çözümleri başlıklı yazımızı okuyun.